2 курс СПО по специальности 40.02.01. "Право и организация социального обеспечения"

Лекция 9. Основы информационной безопасности

1.1. Информация и информационная безопасность.

1.2. Основные составляющие информационной безопасности.

1.3. Объекты защиты.

1.4. Категории и носители информации.

1.5. Средства защиты информации.

1.6. Способы передачи конфиденциальной информации на расстоянии.

1.1. Информация и информационная безопасность

Согласно традиционной философской точке зрения, информация существует независимо от человека и является свойством материи. В рамках рассматриваемой дисциплины, под информацией (в узком смысле) мы будем понимать сведения, являющиеся объектом сбора, хранения, обработки, непосредственного использования и передачи в информационных системах.

Опираясь на это определение информации, рассмотрим понятия информационной безопасности и защиты информации.

В Доктрине информационной безопасности Российской Федерации под термином информационная безопасность понимается состояние защищенности национальных интересов в информационной сфере, определяемых совокупностью сбалансированных интересов личности, общества и государства.

В более узком смысле, под информационной безопасностью мы будем понимать состояние защищенности информации и поддерживающей инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера (информационных угроз, угроз информационной безопасности), которые могут нанести неприемлемый ущерб субъектам информационных отношений.

Защита информации – комплекс правовых, организационных и технических мероприятий и действий по предотвращению угроз информационной безопасности и устранению их последствий в процессе сбора, хранения, обработки и передачи информации в информационных системах.

Важно отметить, что информационная безопасность – это одна из характеристик информационной системы, т.е. информационная система на определенный момент времени обладает определенным состоянием (уровнем) защищенности, а защита информации – это процесс, который должен выполняться непрерывно на всем протяжении жизненного цикла информационной системы2.

Рассмотрим более подробно составляющие этих определений.

Под субъектами информационных отношений понимаются как владельцы, так и пользователи информации и поддерживающей инфраструктуры.

К поддерживающей инфраструктуре относятся не только компьютеры, но и помещения, системы электро-, водо- и теплоснабжения, кондиционеры, средства коммуникаций и, конечно, обслуживающий персонал.

Ущерб может быть приемлемым или неприемлемым. Очевидно, застраховаться от всех видов ущерба невозможно, тем более невозможно сделать это экономически целесообразным способом, когда стоимость защитных средств и мероприятий не превышает размер ожидаемого ущерба. Информационная угроза – потенциальная возможность неправомерного или случайного воздействия на объект защиты, приводящая к потере, искажению или разглашению информации.

Таким образом, концепция информационной безопасности, в общем случае, должна отвечать на три вопроса:

- Что защищать?

- От чего (кого) защищать?

- Как защищать?

1.2. Основные составляющие информационной безопасности

Спектр интересов субъектов, связанных с использованием информационных систем, можно разделить на следующие составляющие: обеспечение доступности, целостности и конфиденциальности информационных ресурсов и поддерживающей инфраструктуры.

Иногда в число основных составляющих информационной безопасности включают защиту от несанкционированного доступа (НСД) к информации, под которым понимают доступ к информации, нарушающий правила разграничения доступа с использование штатных средств. В то же время обеспечение конфиденциальности как раз и подразумевает защиту от НСД.

Дадим определения основных составляющих информационной безопасности .

Доступность информации – свойство системы обеспечивать своевременный беспрепятственный доступ правомочных (авторизованных) субъектов к интересующей их информации или осуществлять своевременный информационный обмен между ними. Особенно ярко ведущая роль доступности проявляется в разного рода системах управления – производством, транспортом и т.п

Конфиденциальность информации – свойство информации быть известной и доступной только правомочным субъектам системы (пользователям, программам, процессам). Конфиденциальность – самый проработанный у нас в стране аспект информационной безопасности.

Из всего выше приведенного следует два следствия.

1.     Трактовка проблем, связанных с информационной безопасностью, для разных категорий субъектов может существенно различаться. Для иллюстрации достаточно сопоставить режимные государственные организации и учебные заведения. В первом случае «пусть лучше все сломается, чем враг узнает хотя бы один секрет», во втором – «да нет у нас никаких секретов, лишь бы все работало».

2.     Информационная безопасность не сводится исключительно к защите от НСД к информации, это принципиально более широкое понятие. Субъект информационных отношений может пострадать (понести убытки и/или получить моральный ущерб) не только от НСД, но и от поломки системы, вызвавшей перерыв в работе.

3        Штатные средства - совокупность программного и аппаратного обеспечения рассматриваемой информационной системы.

4       Транзакция - одно действие или их последовательность, выполняемых одним или несколькими пользователями (прикладными программами) с целью осуществления доступа или изменения информации, воспринимаемых как единое целое и переводящих ее из одного непротиворечивого (согласованного) состояния в другое непротиворечивое состояние.

1.3. Объекты защиты

Основными объектами защиты при обеспечении информационной безопасности являются:

- все виды информационных ресурсов. Информационные ресурсы (документированная информация) - информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

- права граждан, юридических лиц и государства на получение, распространение и использование информации;

- система формирования, распространения и использования информации (информационные системы и технологии, библиотеки, архивы, персонал, нормативные документы и т.д.);

- система формирования общественного сознания (СМИ, социальные институты и т.д.).

1.4. Категории и носители информации

Неотъемлемой частью любой информационной системы является информация. По характеру ограничений (реализации) конституционных прав и свобод в информационной сфере выделяют четыре основных вида правовой (регламентированной законами) информации:

- информация с ограниченным доступом;

- информация без права ограничения;

- иная общедоступная информация (например, за деньги);

- информация, запрещенная к распространению.

Информация с ограниченным доступом делится на государственную тайну и конфиденциальную.

К государственной тайне относятся защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ. Владельцем государственной тайны является само государство. Требования по защите этой информации и контроль за их соблюдением регламентируются законом РФ «О государственной тайне» [4]. В нем законодательно установлен Перечень сведений, сопоставляющих государственную тайну, и круг сведений, не подлежащих к отнесению к ней. Предусмотрена судебная защита прав граждан в связи с необоснованным засекречиванием. Определены органы защиты государственной тайны:

- межведомственная комиссия по защите государственной тайны;

- федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные в области:

- обеспечения безопасности - Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК);

- обороны – Министерство обороны;

- внешней разведки – Федеральная служба безопасности (ФСБ обеспечивает, в т.ч. криптографическую защиту);

- противодействия техническим разведкам и технической защиты информации – ФСТЭК;

- другие органы.

Конфиденциальная информация – документированная информация, правовой режим которой установлен специальными нормами действующего законодательства в области государственной, коммерческой, промышленной и другой общественной деятельности. Этой информацией владеют различные учреждения, организации и отдельные индивидуумы. В Указе Президента РФ «Перечень сведений конфиденциального характера» конфиденциальная информация разбита на семь видов:

- персональные данные;

- тайна следствия и судопроизводства;

- служебная тайна - служебная информация ограниченного распространения о госорганах или подведомственных им организациях, а также информация, получаемая из внешних источников работниками госорганов при исполнении обязанностей;

- профессиональная тайна - информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности [2] (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

- коммерческая тайна - научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация, в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам;

- сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца по официальной публикации информации о них;

- сведения, содержащиеся в личных делах осужденных, а также сведения о принудительном исполнении судебных актов.

Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Несмотря на то, что это информация ограниченного доступа, она является полностью открытой для субъекта персональных данных. Только сам субъект решает вопрос о передаче, обработке и использовании своих персональных данных, а также определяет круг субъектов, которым эти данные могут быть сообщены. Некоторая часть персональных данных может не иметь режима защиты, являясь общеизвестными (например, фамилия, имя и отчество). В Законе РФ «О персональных данных»  выделены следующие права субъектов персональных данных (кроме некоторых категорий граждан: владеющих государственной тайной, осужденных и т.д.):

- информационное самоопределение;

- доступ к своим персональным данным;

- внесение изменений в свои персональные данные;

- блокирование персональных данных;

- обжалование неправомерных действий в отношении персональных данных;

- возмещение ущерба.

В статье 24 Конституции РФ предусмотрена защита некоторой части персональных данных - «1. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются».

Государственные органы и организации, органы местного самоуправления имеют право на работу с персональными данными в пределах своей компетенции, установленной действующим законодательством, или на основании лицензии. В последнем случае с ними могут работать также негосударственные юридические и физические лица.

В статье 7 Закона РФ «О государственной тайне»  определен перечень сведений, не подлежащих отнесению к государственной тайне и засекречиванию (информация без права ограничения):

- о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

- о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

- о привилегиях, компенсациях и социальных гарантиях, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

- о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

- о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации;

- о состоянии здоровья высших должностных лиц Российской Федерации;

- о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Должностные лица, принявшие решения о засекречивании перечисленных сведений либо о включении их в этих целях в носители сведений, составляющих государственную тайну, несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность в зависимости от причиненного обществу, государству и гражданам материального и морального ущерба. Граждане вправе обжаловать такие решения в суд.

В ряде статей Конституции РФ [1] также прописан беспрепятственный доступ граждан и их объединений к общественно значимой информации:

- статья 24 - «2. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом»;

- статья 42 - «Каждый имеет право на благоприятную окружающую среду, достоверную информацию о ее состоянии и на возмещение ущерба, причиненного его здоровью или имуществу экологическим правонарушением».

Информация, запрещенная к распространению, определена в многочисленных нормативных документах. В частности:

- статья 29 Конституции РФ - «2. Не допускаются пропаганда или агитация, возбуждающие социальную, расовую, национальную или религиозную ненависть и вражду. Запрещается пропаганда социального, расового, национального, религиозного или языкового превосходства»;

- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях:

- статья 5.61 «Оскорбление»;

- статья 5.62 «Дискриминация»;

- статья 6.13 «Пропаганда наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров, растений, содержащих наркотические средства или психотропные вещества либо их прекурсоры, и их частей, содержащих наркотические средства или психотропные вещества либо их прекурсоры, новых потенциально опасных психоактивных веществ;

- статья 6.17 «Нарушение законодательства Российской Федерации о защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и (или) развитию»;

- статья 14.48 «Представление недостоверных результатов исследований (испытаний)»;

- статья 17.9 «Заведомо ложные показание свидетеля, пояснение специалиста, заключение эксперта или заведомо неправильный перевод»;

- статья 20.3 «Пропаганда либо публичное демонстрирование нацистской атрибутики или символики, либо атрибутики или символики экстремистских организаций, либо иных атрибутики или символики, пропаганда либо публичное демонстрирование которых запрещены федеральными законами»;

- статья 20.29 «Производство и распространение экстремистских материалов»;

- и другие;

Основными носителями информации являются:

- открытая печать (газеты, журналы, отчеты, реклама и т.д.);

- люди;

- средства связи (радио, телевидение, телефон, пейджер и т.д.);

- документы (официальные, деловые, личные и т.д.);

- электронные, магнитные и другие носители, пригодные для автоматической обработки данных.

1.5. Средства защиты информации

Принято различать следующие средства защиты:

I. Формальные средства защиты – выполняют защитные функции строго по заранее предусмотренной процедуре без участия человека.

Физические средства - механические, электрические, электромеханические, электронные, электронно-механические и тому подобные устройства и системы, которые функционируют автономно от информационных систем, создавая различного рода препятствия на пути дестабилизирующих факторов (замок на двери, жалюзи, забор, экраны).

Аппаратные средства - механические, электрические, электромеханические, электронные, электронно-механические, оптические, лазерные, радиолокационные и тому подобные устройства, встраиваемые в информационных системах или сопрягаемые с ней специально для решения задач защиты информации.

Программные средства - пакеты программ, отдельные программы или их части, используемые для решения задач защиты информации.

К специфическим средствам защиты информации относятся криптографические методы.

II. Неформальные средства защиты – регламентируют деятельность человека.

Законодательные средства – законы и другие нормативно-правовые акты, с помощью которых регламентируются правила использования, обработки и передачи информации ограниченного доступа и устанавливаются меры ответственности за нарушение этих правил.

Организационные средства - организационно-технические и организационно-правовые мероприятия, осуществляемые в течение всего жизненного цикла защищаемой информационной системы (строительство помещений, проектирование информационных систем, монтаж и наладка оборудования, испытания и эксплуатация информационных систем).

Морально-этические средства - сложившиеся в обществе или в данном коллективе моральные нормы или этические правила, соблюдение которых способствует защите информации, а нарушение приравнивается к несоблюдению правил поведения в обществе или коллективе, ведет к потере престижа и авторитета. Наиболее показательные пример – кодекс профессионального поведения членов Ассоциации пользователей ЭВМ США.

1.6. Способы передачи конфиденциальной информации на расстоянии

Способов передачи конфиденциальной информации на расстоянии существует множество, среди которых можно выделить три основных направления .

1. Создать абсолютно надежный, недоступный для других канал связи между абонентами.

2. Использовать общедоступный канал связи, но скрыть сам факт передачи информации.

3. Использовать общедоступный канал связи, но передавать по нему нужную информацию в таком преобразованном виде, чтобы восстановить ее мог только адресат.

Вопросы для самопроверки

1.     Дайте определение понятиям: «информация», «информационная безопасность», «защита информации», «информационная угроза».

2.     Дайте характеристику основным составляющим информационной безопасности.

3.     Перечислите основные объекты защиты.

4.     Дайте характеристику понятиям «государственная тайна», «конфиденциальная информация» и «персональные данные».

5.     Дайте характеристику средствам защиты информации.

Практическое занятие №4. Электронная подпись

Вопросы, подлежащие рассмотрению на занятии:

1.     Законодательная база, регламентирующая ЭЦП

2.     Использование электронной подписи

3.     Признание  действительности электронной подписи

Теоретическая часть:

Начнем рассматривать с самых распространенных на данный момент.

1.     Электронный документооборот. Технология ЭП широко используется в системах электронного документооборота различного назначения: внешнего и внутреннего обмена, организационно-распорядительного, кадрового, законотворческого, торгово-промышленного и прочего. Это продиктовано главным свойством электронной подписи – она может быть использована в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном документе.

Во внутреннем документообороте ЭП используется, как средство визирования и утверждения электронных документов в рамках внутренних процессов. Например, во время согласования договора директор подписывает его ЭП, что значит, что договор утвержден и может быть передан в исполнение.

При построении межкорпоративного документооборота (B2B) наличие ЭП является критически важным условием обмена, поскольку является гарантом юридической силы. Только в этом случае электронный документ может быть признан подлинным и использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах. Подписанный усиленной электронной подписью документ также может длительное время храниться в цифровом архиве, сохраняя при этом свою легитимность.

2.     Электронная отчетность для контролирующих органов. Многие компании, наверняка, уже оценили удобство сдачи отчетности в электронном виде. Современный подход к сдаче отчетности через интернет состоит в том, что клиент может выбрать любой удобный для себя способ: отдельное ПО, продукты семейства 1C, порталы ФНС, ФСС. Основа этой услуги –сертификат электронной подписи, который должен быть выпущен надежным удостоверяющим центром, метод же отправки не имеет решающего значения. Такая подпись нужна для придания документам юридической значимости.

3.     Государственные услуги. Каждый гражданин Российской Федерации может получить электронную подпись для получения госуслуг. С помощью ЭП гражданин может заверять документы и заявления, отправляемые в ведомства в электронном виде, а так же получать подписанные письма и уведомления о том, что обращение принято на рассмотрение от соответствующих органов власти.

Пользователь имеет возможность подписать электронной подписью заявление, отправляемое в орган исполнительной власти (при готовности органа исполнительной власти принимать заявления, подписанные электронной подписью). При реализации этого механизма используются отечественные стандарты ЭП (ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001) и применяются сертифицированные в системе сертификации ФСБ России средства криптографической защиты информации, такие как «Aladdin e-Token ГОСТ» и «КриптоПро CSP», что дает основания считать данную подпись усиленной квалифицированной электронной подписью (Источник: портал Госуслуги).

4.     Электронные торги. Электронные торги проходят на специальных площадках (сайтах). Электронная подпись необходима поставщикам на государственных и коммерческих площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.

5.     Арбитражный суд. При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.

6.     Документооборот с физическими лицами. Надо признать, данная сфера применения ЭП весьма специфична и пока редко используема, тем не менее, возможна. С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.

Юридическая сила электронного документа

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

·         название вида документа (за исключением писем);

·         номер документа;

·         название организации или имя автора документа;

·         дата документа;

·         место разработки, издания, принятия или подписания;

·         подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Содержание отчета:

o       указать наименование занятия и его номер,

o       цель занятия (самостоятельно),

o       отразить ход выполнения работы,

o       ответить письменно на контрольные вопросы,

o       сделать вывод по работе.

Контрольные вопросы:

1.     Где используется электронная подпись

2.     Принцип признания ее действительности

3.     Какие документы, подписанные ЭЦП имеют юридическую силу

Лекция 8. Технология работы в СПС Кодекс

8.1.          Основные сведения

Справочная правовая система «Кодекс» создает тематические продукты, направленные на решение ежедневных задач руководителя, юриста, бухгалтера, финансиста, сотрудника отдела кадров, специалистов бюджетной сферы, а также сотрудников медицинских учреждений.

Работа с информационной справочной системой Кодекс начинается с Главной страницы, на которой расположены основные инструменты для работы с системой:

· Поисковая панель: можно выбрать интеллектуальный поиск или поиск по атрибутам.

· Новостные ленты: можно ознакомиться с наиболее важными новостями федерального законодательства, судебной практики и новостями по другим тематикам.

· Документы на контроле: можно увидеть, в каком количестве документов на контроле произошли изменения, а также просмотреть полный список документов на контроле.

· Информационные продукты: можно войти в информационные продукты, которые были вами приобретены. Информационные продукты – это наглядное представление всей информации из интересующей Вас отрасли.

· Кодексы РФ: можно освежить знания в какой-либо сфере, обратившись к нужному кодексу.

· Справочник государственных органов и учреждений: справочная информация об органах власти и их структуре, а также к документам, регламентирующим их деятельность.

Для возврата на Главную страницу из любого места системы используйте кнопку Главная страница.

8.2. Основы работы и особенности интерфейса системы

Электронные справочные системы «Кодекс» содержат нормативно-правовую, справочную, консультационную и различную практическую информацию. На главной странице системы «Кодекс» перечислены информационные продукты, которые Вы приобрели. В информационных продуктах наглядно представлена информация из интересующей Вас отрасли. Перейти на страницу продукта очень просто, для этого Вам достаточно перейти по гиперссылке с названием продукта.

Все операции выполняются с помощью панелей инструментов. Панель инструментов доступна с любой страницы системы. На ней расположены кнопки для работы с сервисами и материалами системы.

На панели инструментов расположена кнопка функционального меню. Команды функционального меню предназначены для работы с материалами и сервисами системы (списками и текстами документов, папками пользователя, историей работы). Состав функционального меню формируется таким образом, чтобы обеспечить необходимый набор операций для работы с различными данными (работа со списком, документом, материалами пользователя и т.д.).

Навигационная панель позволяет быстро перемещаться между различными разделами и сервисами системы.

С помощью поисковой панели можно быстро и легко начать поиск – интеллектуальный или атрибутный.

В системе реализована возможность работы в двухоконном режиме, которая позволит, не закрывая нужный документ, открыть в правом (левом) окне: комментарий; постатейное примечание; документ, упоминающийся в тексте исходного, другую часть исходного документа.

Открыть двухоконный режим можно с помощью:

· кнопки на нижней панели Включить двухоконный режим; в правом окне откроется главная страница системы Кодекс.

· команды контекстного меню Открыть в правом окне при переходе по гиперссылке.

При работе в двухоконном режиме открывать документы, осуществлять поиск и т.п. можно как в левом, так и в правом окне.

Закрыть двухоконный режим можно с помощью:

· кнопки на нижней панели Отключить двухоконный режим.

· команды функционального меню Закрыть двухоконный режим.

В системе реализовано представление информации под ярлыками. Ярлыки предоставляют возможность перехода к различной информации, связанной с документом или данным разделом..

В информационной системе Кодекс реализовано два вида поиска: Интеллектуальный и Поиск по атрибутам. В случае затруднения с выбором вида поиска рекомендуем воспользоваться следующим алгоритмом.

Выберите себе помощником интеллектуальный поиск, если вы

· можете сформулировать запрос только в произвольной форме;

· знаете аббревиатуру, общепринятое сокращение;

· знаете точно один или несколько основных атрибутов документа: номер, дату, вид, принявший орган;

· знаете точную фразу из документа.

Интеллектуальный поиск заточен под поиск актуальных документов. Интеллектуальный поиск сначала ищет по базе с актуальными документами, начиная с Важных, переходя к документам по видам информации. Чтобы перейти к списку неактуальных документов по введенному запросу, во вкладке Все или вкладках по видам информации нажмите ссылку «Искать в архивах».

Выберите атрибутный поиск, если:

· знаете только диапазон значений атрибута;

· владеете информацией о значениях уникальных атрибутов документа (код формы по ОКУД, регион, торговая марка/производитель...);

· возможно, проблема регулируется недействующими документами.

Интеллектуальный поиск – это аналитический поиск, при котором система, анализируя множество параметров документов, предоставляет в итоговом списке наиболее соответствующие введенным запросам справки и документы. В настоящее время интеллектуальный поиск является основным в системе, объединяя большинство возможностей атрибутного поиска в единой строке. Данный вид поиска является аналогом Интернет-поисковиков. Основной принцип поиска: задать условие, используя наиболее уникальные слова для этого запроса.

В результаты поиска попадают документы, которые отсортированы по релевантности и по юридической силе. Это документы и различные материалы по проблеме: справки, термины и т.п.

Документы разложены в списки с помощью ярлыков. Первый ярлык – это ярлык Важные документы – это основополагающие правовые и технические акты. Следующий ярлык – это ярлык Все. Здесь находятся все актуальные документы по запросу, которые были найдены при поиске. Их может быть значительно больше, чем в ярлыке Важные документы, так как по одному вопросу в законодательстве может быть достаточно большое число документации. На этот ярлык следует войти для более полного представления о проблеме. После ярлыка Все идут ярлыки тех видов информации, для которых были найдены документы. Это своего рода фильтр ярлыка Все для удобства работы с неоднородными списками. Зайдя на нужный ярлык, Вы будете работать только с документами этого вида информации, например, с законодательством России или с судебной практикой.

Если после ознакомления с ярлыками Вам кажется, что информации недостаточно, Вы можете запустить более подробный поиск, нажав ссылку Найти дополнительно. Документы после этого поиска также будут размещены в ярлыках: Важные документы, Все и найденных видов информации. Система настроена таким образом, чтобы не выдавать неактуальные и не применяемые в настоящее время документы. Однако в редких случаях такой поиск Вам может потребоваться. Тогда Вы можете воспользоваться функцией Искать по архивам, которая станет доступна после поиска по ссылке Найти дополнительно.

На всех ярлыках в верхней части окна с результатами поиска расположена Информационная панель, на которой наглядно отображены Актуальные справки по запросу, Комментарии, консультации, Образцы и формы, Корреспонденция счетов, Термины. Если данных видов информации по запросу нет, то панель не отображается.

На основных ярлыках Важные документы, Все, Законодательство России, Региональное законодательство расположен быстрый фильтр. Быстрый фильтр позволяет быстро отсортировать результаты поиска: показать только нормативно-правовые акты или прочие документы. Также можно просмотреть документы за последние три месяца.

К найденным документам формируется аннотация. Аннотация содержит те выдержки из документов, которые наилучшим образом отвечают на Ваш запрос. По ссылке из аннотации Вы можете перейти прямо в начало нужной главы/раздела документа.

После ознакомления со списком документов Вы перейдете к работе с выбранными документами. В документах, полученных интеллектуальным поиском, формируется подборка цитат запроса, составленная на основании Вашего запроса. В этой подборке Вы увидите наиболее релевантные места оглавления и выжимки из текста, подходящие под Ваш запрос, отсортированные по весу. Просматривая подборку цитат, Вы быстро перейдете к нужному месту документа.

Поиск по атрибутам так называется потому, что при задании условий известны и используются атрибуты документа или материала. Атрибутами являются, например, дата, принявший орган, актуальность. Чтобы найти документы по известным атрибутам, перейдите к форме поиска по атрибутам по соответствующей кнопке. Результаты поиска сортируются по дате принятия. Поиск по атрибутам позволяет искать документы по общим или специализированным атрибутам.

Общие атрибуты – это такие атрибуты, которые присущи большинству видов информации. К ним относятся: наименование, вид документа/материала, принявший орган/источник, номер, дата принятия, действие/актуальность, по тексту.

Специализированные атрибуты – это такие атрибуты, которые свойственны только данному виду информации. Для каждого вида они свои. При нахождении на ярлыке определенного вида информации Вам будет доступен поиск только по документам и материалам данного вида информации.

Карточка поиска по атрибутам состоит из: панели для выбора вида информации и перехода к результатам после поиска и полей для ввода атрибутов. На закладке Все представлены общие атрибуты для всех видов информации. Состав закладок различных видов информации формируется в зависимости от подключенных продуктов, например, «Законодательство», «Судебная практика», «Образцы и формы». На этих закладках представлены общие и специализированные атрибуты данного вида информации. Если Вы располагаете атрибутами документа, которые не представлены на закладке «Все», Вам следует определить, к какому виду информации относится искомый документ или материал, и перейти к нужному виду.

Списки документов или материалов Вы можете: а) отсортировать, чтобы расположить объекты списка (документы, тематики, рубрики, другие материалы) в требуемой последовательности, кнопка  ; б) отфильтровать, чтобы получить нужные объекты по заданным параметрам, кнопка  . Кнопки фильтра и сортировки находятся над списком справа.

Информационная система «Кодекс» имеет ряд сервисов для аналитической работы с документами.

Информационные строки содержат различную оперативную информацию. Информационные строки отсортированы по степени важности:

1. Информационные строки красного цвета – сообщают о важных изменениях документа, например: «Внимание! Документ с изменениями и дополнениями (новая редакция). О последующих изменениях см. ярлык «Оперативная информация».

2. Информационные строки желтого цвета – сообщают об изменениях, которые уже произошли, например: «Внимание! Документ недействующий»;

3. Информационные строки серого цвета – дополнительная информация.

Для поиска слова или фразы в тексте документа предназначен сервис «Найти в тексте». Для вызова поиска нажмите одноименную кнопку на панели инструментов или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+F. Панель поиска в тексте открывается на нижней границе информационного экрана. Чтобы закрыть ее, нажмите значок  в правой части панели. Сервис предлагает три возможности поиска по тексту: «поиск по фразе», «точно», «контекстный поиск».

Для копирования документов или части документа в текстовый редактор используйте команду «Открыть в Word» функциональной кнопки «Меню» или команду контекстного меню «Копировать». При использовании команды «Открыть в Word» функциональной кнопки «Меню» будет открыт новый документ текстового редактора, содержащий скопированные данные. Если текстовый редактор не был открыт ранее, то он запустится автоматически. При использовании команды контекстного меню «Копировать» документ или выделенный фрагмент копируется в буфер обмена, после чего Вы сможете вставить скопированный документ или часть документа в любой текстовый редактор.

Для работы с формами отчетности Вам доступен сервис «Сохранение и печать форм отчетности». Он позволяет не только знакомиться с ними, но и редактировать и печатать их. При этом сохраняется оригинальная структура данного вида документов.

В таких документах – формах отчетности – имеется дополнительный ярлык «Оригиналы формы». В «информационной строке» Вы увидите сообщение: «Внимание! Перед распечаткой формы см. ярлык «Оригиналы формы». Это значит, что Вы можете работать с оригиналом данной формы. На этом ярлыке содержится краткая справка по сохранению и печати оригинала формы, а также ссылка на «Руководство по выводу форм отчетности на печать». Пользуясь значками  или  , Вы сможете перенести данную форму для заполнения и печати в ассоциированных приложениях, например, редакторах Microsoft Word или Microsoft Excel, а также Open Office.

В системах «Кодекс» содержатся графические копии (сканер-копии) документов, при работе с которыми существуют некоторые особенности. Для быстрого и удобного просмотра графического образа документа в информационном окне отображается панель просмотра, при помощи которой Вы можете: изменить масштаб просмотра; быстро перейти к нужной странице или перейти к следующей странице последовательно.

Сервис документы на контроле позволяет отслеживать значимые изменения в тексте и статусе документов, которые Вы постоянно применяете в своей деятельности. Чтобы постоянно быть в курсе изменений используйте сервис «Документы на контроле»!

Сервис «Сравнение редакций» помогает отслеживать основные изменения, которые произошли в редакции документа, что особенно востребовано при изменении документов, стоящих на контроле.

Документы и закладки на документы, требующиеся в постоянной работе, Вы можете хранить в папках пользователя. Вход в папки пользователя осуществляется по кнопке «Папки пользователя» на «Навигационной панели инструментов». Папки пользователя содержат:

· главную папку;

· документы на контроле;

· общую папку.

Чтобы просмотреть, какие поиски были проведены, или обратиться к ранее просмотренным документам, следует воспользоваться сервисом «История». Переход к «Истории» работы пользователя осуществляется по кнопке  .

Перейти к нужной дате можно, используя дерево дат. Просмотренные документы отображаются на ярлыке «Документы», а запросы, которые Вы выполняли, – на ярлыке «Запросы».

Лекция 7. Технология работы в справочно- правовой системе Гарант

1.1.          Основные сведения

История системы "Гарант" началась в 1990 г. Система "Гарант" стала первой в России массовой коммерческой компьютерной правовой системой. 

В состав СПС "Гарант" входят:

· информационный банк (содержит тексты документов и вспомогательную информацию);

· программная оболочка (предоставляет средства работы с информационным банком).

Наполнение информационного банка системы "Гарант" определяется текущим комплектом поставки и зависит от информационных потребностей каждого конкретного пользователя. При этом используется универсальная программная оболочка.

Система "Гарант" может быть использована в следующих вариантах:

·    сетевая (клиент-серверная или файл-серверная) версия;

·    локальная версия;

·    рабочий диск.

Система "Гарант" реализует следующие основные функции:

• хранение информации (документов и аналитических материалов) правового характера:
•  реализация базового поиска;
• поиск документов по их реквизитам;
• поиск документов но отраслям законодательства, соответствующих единому общеправовому классификатору;
• поиск документов по конкретным вопросам (поиск по ситуации);
•  поиск документов но источнику опубликования;
• получение дополнительной информации о документе (его взаимосвязях, истории изменений, комментариев юристов и другой аналитической информации);
• оперативное обновление информационного банка;
• отслеживание изменений в документах с учетом их взаимосвязей;
• просмотр графических копий официальных публикаций документов;
• вспомогательные возможности (наглядное сравнение редакций документов, использование папок пользователя, экспорт документов в редактор MS Word, использование фильтров для ускорения работы с большими объемами информации, использование толкового словаря, справочной информации, онлайн-сервисов и др.).

Основы работы и особенности интерфейса системы

Главное окно содержит типичные для приложений Windows компоненты:

·    • строку заголовка;

·    • командное меню;

·    • панель инструментов;

·    • панель навигации;

·    • основное окно;

·    • дополнительное окно.

Главное меню и Панель инструментов полностью совпадают с аналогичными элементами интерфейса других приложений Windows. Кроме того, в системе "Гарант" доступен и такой элемент управления, как контекстное меню, которое открывается щелчком правой кнопки мыши па каком-либо из элементов экрана. Принципы использования контекстного меню также не отличаются от общепринятых в операционной системе Windows.

Панель навигации  по умолчанию размещается в левой части Главного окна системы. Однако по желанию пользователя она может быть переведена в плавающий режим, т.е. размещена в любой области экрана.

В зависимости от текущего режима работы на панели навигации могут присутствовать вкладки:

·    Структура документа;

·    Меню;

·    Панель задач;

·    Мои документы;

·    Документы на контроле;

·    Мои консультации;

·    Журнал работы;

·    Список конфигураций;

·    Фильтры.

Основное окно – область Главного окна, в которой могут размещаться основное меню, карточки поиска, списки документов, их тексты и другие объекты.

Основное меню представляет собой диалоговое окно, обеспечивающее доступ (посредством ссылок) к информационным разделам системы "Гарант", новым документам, включенным в информационный банк, перечню последних открытых документов и онлайновым сервисам.

Основное меню включает разделы:

·    Изменения в законодательстве;

·    Панель базового поиска;

· Ссылки на другие виды поиска: по реквизитам, по ситуации, по источнику опубликования, по толковому словарю;

·    Бизнес-справки;

· Энциклопедии решений: Юридические вопросы; Государственный сектор; Налоги, бухучет; Кадровые вопросы;

·    Последние открытые документы.

Кроме того, имеются сменяемый баннер и пиктограммы для быстрого обращения в службу Правовой поддержки онлайн (задать вопрос эксперту), выхода в Новости онлайн и доступа к Онлайн-ресурсам и Интернет-версии.

Дополнительное окно предназначено для отображения важной информации о текущем документе (или списке). Характер информации определяется вкладками, которые располагаются в нижней части экрана.

1.2. Поиск документов

Базовый поиск

Базовый поиск является основным средством поиска информации в системе "Гарант".

Суть базового поиска заключается в том, что для его реализации достаточно написать в одной строке любую известную информацию о документе или рассматриваемой ситуации. При этом будут найдены документы, которые наиболее точно отвечают введенному запросу.

Панель базового поиска отображается в Основном меню или Главном окне и представляет собой инструмент, состоящий из строки ввода запроса и вкладок вида информации

·    Все документы;

·    Акты органов власти;

·     Энциклопедии решений;

·     Судебная практика;

·     Формы документов;

·    Комментарии  и др. (во вкладке Еще).

В Главном окне панель Базового поиска кроме вкладок имеет раздел переключателей Область поиска, который позволяет уточнить поиск в зависимости от режима просмотра результатов поиска:

·    • при просмотре списка документов:

o       позиция Везде – поиск но всему информационному банку;

o       позиция В документах – поиск в тексте документов списка;

o      позиция В названиях – поиск в названиях документов списка;

·    при просмотре текста документа:

·     позиция Везде – поиск по всему информационному банку;

Для определения условий поиска необходимо в строку ввода запроса ввести одно или несколько слов, разделяя их пробелами. При этом будут отобраны документы, в которых одновременно присутствуют все указанные слова.

Искомые слова можно вводить в любой из грамматических форм. Система самостоятельно приводит каждое введенное слово к нормальной форме и выполняет поиск с учетом всех его словоформ.

Пример 1. Найти Федеральный закон от 28 сентября 2010 т. № 244-ФЗ "Об инновационном центре “Сколково”".

Для этого необходимо выполнить следующие действия.

·    1. В строке поиска ввести текст соответствующий условию поиска, например "Федеральный закон об инновационном центре Сколково".

·    2. Щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке Найти.

·    3. В полученном списке найти требуемый документ.

Поиск по реквизитам

Поиск но реквизитам предназначен для поиска документов но известной (или предполагаемой) информации о документе.

При этом реквизиты распределены по секциям: Контекстный поиск (Слова в названии, Слова в тексте); Основные реквизиты документа (Тип, Орган/Источник, Раздел/Тема, Дата принятия, Номер); Правовой календарь (Вступление в силу, Утрата силы, Внесение изменений); Реквизиты регистрации в Минюсте (Дата регистрации, Регистрационный номер, Статус регистрации) и Расширенные реквизиты документа (Значимость, Статус, Искать в недействующих редакциях. Вид правовой информации. Территория регулирования, Информационный блок). Описание реквизитов поиска представлено в табл. 1.

Таблица 1

Описание реквизитов Карточки запроса системы "Гарант"

Наименование реквизита документа	Описание реквизита
Контекстный поиск
Слова в названии	Слова и словосочетания, встречающиеся в названии документа
Слова в тексте	Слова и словосочетания, встречающиеся в тексте документа, включая его название, а также комментарии юристов "Гаранта"
Основные реквизиты документа
Тип	Закон, приказ, инструкция, комментарии и т.п.
Орган/Источник	Название законодательного органа, примявшего искомый нормативный акт, или источника публикации консультационных материалов
Раздел/Тема	В этом поле задается тематика искомого документа (положение в классификаторе правовой информации), а также отрасль права
Дата принятия	Точная дата или временной интервал принятия документа органом власти
Номер	Полностью или частично указанный номер искомого документа
	Правовой календарь
Вступление в силу	Дата вступления в силу документа входит в указанный период
Утрата силы	Дата, с которой документ признан утратившим силу, входит в указанный период
Внесение изменений	Дата вступления в силу хотя бы одного из изменений документа входит в указанный период Реквизиты регистрации в Минюсте
Дата регистрации	Точная дата или интервал дат государственной регистрации документа
Регистрационный номер	Полностью или частично указанный номер государственной регистрации документа
Статус регистрации	Статус государственной регистрации нормативного правового акта в Министерстве Юстиции РФ по состоянию на дату обновления информационного банка. По статусу регистрации документ может быть: o                     • зарегистрированным; o                     • получившим отказ от регистрации; o                     • иным, т.е. не подлежащим регистрации
	Расширенные реквизиты документа
Значимость	Значимость документа определяется кругом лиц. интересы которых он затрагивает. По значимости документы могут быть общими и индивидуальными. Общими являются документы многократного применения, относящиеся ко множеству лиц, попадающих в регулируемую ситуацию. Индивидуальными являются ненормативные акты, относящиеся к конкретным лицам, событиям, объектам и правоотношениям, имеющие разовый характер
Статус	Статус действия документа но состоянию на дату обновления информационного банка. По статусу документ может быть: o                     • действующим; o                     • недействующим (утратившим силу или не вступившим в силу)
Вид правовой информации	Вид правовой информации, к которому относится искомый документ (официальные правовые документы, судебная и арбитражная практика, формы документов и др.)
Территория регулирования	Территориальная компетенция органа, принявшего искомый документ
Информационный блок	При поиске документов можно выбрать один или несколько информационных блоков, входящих в текущий комплект

Чтобы выполнить поиск документов по реквизитам необходимо:

·    открыть Карточку запроса:

·    очистить Карточку запроса (при необходимости);

·    задать условия поиска, заполнив поля карточки значениями поисковых реквизитов (заполнение всех полей необязательно);

·   начать поиск (щелчком левой кнопкой мыши на кнопке Искать или нажатием комбинации клавиш Ctrl + Enter).

В результате будет построен список документов, отвечающих заданным условиям поиска.

Открыть окно Карточки запроса) можно одним из следующих способов:

·     нажать клавишу F7 на клавиатуре;

· выбрать команду Поиск по реквизитам из раскрывающегося списка Поиск панели инструментов;

·     выбрать команду Поиск по реквизитам пункта меню Поиск;

·    выбрать пункт По реквизитам Основного меню.

Очистить Карточку запроса можно, воспользовавшись кнопкой Очистить 

Для того чтобы задать условия поиска необходимо заполнить поля Карточки запроса. При этом значения реквизитов можно задавать одним из следующих способов:

·    вводить вручную;

·    выбирать из выпадающего списка;

·    выбирать из специального окна выбора.

Пример 2. Найти Указ Президента РФ от 9 февраля 2011 г. № 167.

Для этого необходимо выполнить следующие действия.

·    1. Очистить Карточку запросов, нажав кнопку Очистить.

·    2. Щелкнув по кнопке Тип. открыть словарь данного поля. Выбрать из списка, листая список или вводя с клавиатуры, слово УКАЗ. Выделить нужный тип документа правой кнопкой мыши и нажмите кнопку ОК.

·    3. В поле "Дата принятия" задать дату принятия документа.

·    4. В поле "Номер" ввести с клавиатуры номер документа.

·    5. Проверить правильность заполнения карточки запроса (рис. 7.12).

·    6. Нажать кнопку Искать. Нужный документ будет найден (рис. 7.13).

Поиск по ситуации

Поиск по ситуации заключается в выборе из иерархического списка описания конкретного практического вопроса. Результатом поиска является список документов, посвященных указанной тематике. Ссылки из этого списка указывают на те фрагменты документов, которые касаются выбранной темы.

Чтобы выполнить поиск документов по ситуации необходимо:

·    открыть окно поиска по ситуации;

·    очистить Карточку запроса (при необходимости);

·    задать условия поиска, выбрав описание интересующей ситуации;

·    начать поиск (щелчком левой кнопки мыши на кнопке Искать или нажатием комбинации клавиш Ctrl + Enter).

Открыть окно поиска по ситуации можно одним из следующих способов:

·    нажать клавишу F5 на клавиатуре;

·    выбрать команду Поиск по ситуации из раскрывающегося списка Поиск панели инструментов;

·     выбрать команду Поиск по ситуации пункта меню Поиск;

·    выбрать пункт По ситуации Основного меню.

Описания ситуаций имеют два уровня – основной и дополнительный. Описания основного уровня выражают относительно широкие понятия. Каждое описание основного уровня уточняется подчиненными ему описаниями дополнительного уровня.

Пример 2.  С помощью поиска по ситуации определить, как классифицируется информация по категориям доступа.

Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. В левой части окна Поиск по ситуации выбрать категорию "Информация", а в правой части выделить левой кнопкой мыши "Информация по категориям доступа".

Или в поле контекстного фильтра набрать "инф по катет" и выделить соответствующую категорию

Поиск по источнику опубликования

Поиск по источнику опубликования позволяет получить документы или комментарии (статьи, вопросы-ответы и прочие аналитические материалы), если известен источник и дата публикации.

Чтобы выполнить поиск документов по источнику опубликованию необходимо:

открыть окно поиска по источнику опубликования;

·         очистить Карточку запроса (при необходимости);

·        задать условия поиска, выбрав интересующее издание, год и месяц публикации, а затем номер или выпуск издания;

·        начать поиск (щелчком левой кнопки мыши на кнопке Искать или нажатием комбинации клавиш Ctrl + Enter).

Результатом поиска будет список документов, которые были опубликованы в данном номере выбранного издания.

Открыть окно поиска по источнику опубликованию можно одним из следующих способов:

·    нажать клавишу F6 на клавиатуре;

· выбрать команду Поиск по источнику опубликования из раскрывающегося списка Поиск панели инструментов;

· выбрать команду Поиск по источнику опубликованию пункта меню Поиск;

·    выбрать пункт По источнику опубликованию Основного меню.

Работа с классификатором печатных изданий осуществляется так же,

как и с окном Выбор значений реквизита при поиске по реквизитам.

При этом выбранные атрибуты поиска отображаются в дополнительном окне и могут быть связаны логическими условиями И, ИЛИ и КРОМЕ.

Поиск по Правовому навигатору

Правовой навигатор представляет собой иерархический список разделов, в котором документы сгруппированы по нормам права или другим признакам. Основой данной структуры является классификатор правовой информации системы "Гарант". Документы, затрагивающие более чем одну норму, помещаются сразу в несколько его разделов.

Перечень и описание корневых разделов Правового навигатора представлены в табл. 7.2.

Таблица 2

Описание разделов Правового навигатора

Наименование раздела	Описание раздела
Все документы	Полный список всех документов без разделения на отдельные виды правовой информации
Акты органов власти	Правовые акты, изданные органами законодательной и исполнительной власти РФ и субъектов РФ
Судебная практика	Решения Конституционного Суда РФ. Высшего Арбитражного Суда РФ. Верховного Суда РФ. федеральных арбитражных судов округов и судов субъектов РФ
Комментарии	Аналитические материалы, разработанные известными в области правоведения и бухгалтерского учета специалистами или издательствами
Формы документов	Типовые формы документов в различных форматах (txt, doc, xls): договоры, доверенности, формы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, утвержденные государственными органами. Также сюда входят формы договоров, составленные юристами компании "Гарант"
Международные договоры	Конвенции, декларации, международные пакты, многосторонние и двусторонние договоры России с другими странами, включая страны Содружества Независимых Государств. Международные соглашения, ратифицированные законами Российской Федерации, являются составной частью се правовой системы
Проекты законов	Законопроекты в этом разделе сопровождаются пояснительными записками их авторов, из которых можно определить, что хочет получить законодатель в результате принятия того или иного закона

Поиск по толковому словарю

Поиск по толковому словарю предназначен для получения толкования терминов или терминологических выражений. Словарь содержит толкования нескольких десятков тысяч терминов экономической и правовой тематики. Источниками являются отечественные и зарубежные энциклопедии, специализированные справочники, толковые словари и определения из нормативных актов.

Получить доступ к толковому словарю можно одним из следующих способов:

·   выбрать пункт Толковый словарь раздела Путеводитель Панели задач;

·    выбрать пункт По Толковому словарю основного меню;

·    выбрать команду Толковый словарь в разделе Поиск командного меню;

·    нажать клавишу F12;

·  выполнить контекстный вызов словаря для термина, встретившегося при чтении документа.

Пример 3. В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" встречается термин "информационные системы". Определить толкование данного термина.

Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. Выделить указанный термин в тексте указанного документа.

2. Вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши и выбрать команду Найти в Толковом словаре 

Списки документов и использование папок

В результате поиска любого представленного в системе вида формируется

список документов, соответствующих запросу. Этот список содержит основные реквизиты документа и может быть по ним отсортирован. Списки, полученные в результате поиска, можно сохранить в папке для последующего обращения к ним.

В системе "Гарант" реализована многоуровневая система папок, к которым,

к  тому  же,  можно  применять  операции  объединения  и  пересечения.  Папки,

сформированные пользователем, сохраняются после закрытия программы.

Лекция 6. Технология работы в СПС Консультант Плюс на 14.04.2020г.

Первый и основной этап работы с СПС состоит в поиске документа или документов, которые содержат интересующую пользователя информацию. От того, насколько грамотно выполнен этот этап, зависит вся дальнейшая работа с системой, в том числе эффективность решения главной задачи пользователя — получения информации по соответствующей правовой про­блеме. Реализованный в системе КонсультантПлюс быстрый поиск позво­ляет успешно решать эту задачу.

Основные поисковые задачи, решаемые с помощью СПС Консуль­тантПлюс:

• поиск документа, если известны его реквизиты;
• поиск документа  по приблизительным сведениям, в том числе по контексту;
• составление подборки документов;
• поиск информации по конкретному правовому вопросу;
• поиск справочной информации;
• ознакомление с обзорами правовой информации и новостями зако­нодательства.

Поиск документов в каждой из описанных выше ситуаций можно осуще­ствлять несколькими способами. Стартовое окно позволяет оптимизиро­вать начало такой работы. На стартовом окне расположены гипертекстовые переходы на списки часто встречаемых документов: Кодексы (действующие редакции), Справочная информация, Правовая литература. Для поиска нужных фрагментов в текстах можно использовать их Оглавления либо воспользоваться Поиском (кнопка " Найти") по тексту.

Одно из центральных новшеств Технологии ПРОФ - Быстрый поиск, который представлен в виде единой поисковой строки (как в интернете) сразу в Стартовом окне системы. Достаточно ввести в единую поисковую строку известную информацию о документе или описать своими словами интересующий вопрос.

Запрос вводится простым языком, можно использовать сокращения, синонимы, аббревиатуры (например: "закон о бухучете", "статья 120 НК", "работа в праздники" и др.). Быстрый поиск поможет найти конкретный документ, фрагмент документа (главу или статью), получить информацию по интересующему вопросу. В результате поиска система выдаст компактный (до 50 документов) и удобный список документов, которые наиболее точно соответствуют запросу.

Быстрый поиск дополнил уже существующие в системе КонсультантПлюс поисковые инструменты – Карточку поиска и Правовой навигатор; теперь пользователь получает доступ к трем мощным поисковым средствам, каждое из которых имеет свои преимущества.

Окно поиска. Виды меню

Откроется окно поиска. По умолчанию мы попадаем во вкладку «Карточ­ка поиска». Также в окне поиска имеются вкладки, к которым мы переходили из Стартового окна при изучении предыдущей темы: «Правовой навига­тор», «Справочная информация», «Обзоры», «Кодексы».

Кроме этого, в окне поиска есть вкладки «Папки», «Закладки» и «История», о которых будет рассказано позже.

В системе КонсультантПлюс предусмотрены три стандартных для Windows-приложений вида меню: главное меню, панель кнопок, контекстное меню (правая кнопка мыши). Клавишей F1 вызывается контекстно-зависимая система помощи

Окно поиска

Перейдем к изучению возможностей поиска в системе КонсультантПлюс по реквизитам и контексту. Для этого в Стартовом окне щелкнем мышью по названию раздела «Законодательство».

Откроется окно поиска. По умолчанию мы попадаем во вкладку «Карточ­ка поиска». Также в окне поиска имеются вкладки, к которым мы переходили из Стартового окна при изучении предыдущей темы: «Правовой навига­тор», «Справочная информация», «Обзоры», «Кодексы».

Кроме этого, в окне поиска есть вкладки «Папки», «Закладки» и «История», которых мы из-за ограниченности времени в данном курсе касаться не будем.

Главное меню, пиктографическое меню, контекстное меню используются так же, как во всех виндоус-приложениях. Так же стандартно вызывается помощь: клавишей F1 – контекстная помощь, пиктограммой «?» - подсказка по виду экрана.

Карточка поиска, ее элементы

Карточка поиска позволяет осуществлять поиск документов по их рекви­зитам, по контексту (по словам и словосочетаниям, входящим в текст доку­мента), а также в соответствии с их тематической направленностью.

Карточка поиска представляет собой таблицу с поисковыми полями. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автома­тически заполняемый и корректируемый по мере поступления докумен­тов в ЕИМ.

При вводе в систему нового документа его реквизиты заносятся в соот­ветствующий словарь. Таким образом, каждому элементу любого словаря соответствует хотя бы один документ из Единого информационного масси­ва. Поэтому в словари входят все имеющиеся реквизиты, и нет ни одного лишнего.

Поиск конкретных документов с известными реквизитами

Если ищется конкретный документ, то в этом случае, как правило, изве­стны какие-либо реквизиты документа: номер документа, вид документа, принявший орган, (примерное) название, (примерная) дата принятия. Та­ким образом, для поиска конкретных документов обычно используются по­ля «Номер», «Название документа», «Вид документа», «Принявший орган», «Дата», «Номер в Минюсте», «Дата в Минюсте».

Поля «Номер», «Вид документа», «Принявший орган», «Номер в Минюсте»

Выбор значений в словарях полей «Номер», «Вид документа», «Приняв­ший орган», «Номер в Минюсте» проводится по одному алгоритму. Требуемое значение набирать в поисковой строке полностью не обязательно: как только в словаре останется немного значений, можно визуально найти нужное и отметить его галочкой.

Если набрано значение, которого нет в словаре, то оно в строке поиска из­менит цвет на красный.

Если в поле надо занести только одно значение, достаточно в словаре ус­тановить на него курсор и нажать кнопку «В карточку», расположенную в нижней части окна поля, либо нажать клавишу Enter.

Словарь поля «Принявший орган» отличается от словарей других полей тем, что имеет две колонки: в правой представлены полные названия орга­нов, а в левой — их общепринятые сокращения и аббревиатуры. В поиско­вой строке можно задавать любой вариант.

Поле «Название документа»

Поле «Название документа» содержит три вкладки «Основной поиск», «Расширенный поиск» и «Поиск со словарем». Большинство поисковых за­дач можно решить, используя вкладку «Основной поиск». В этом случае си­стема сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оп­тимальный результат.

Запрос в этой вкладке может состоять из одного или нескольких слов, цифр, дат, номеров и т.д., введенных через пробел. Установив курсор на поле «Название документа», просто набираем одно или несколько слов или целую фразу. В результате будут найдены документы, в названии ко­торых содержатся все эти слова (причем в любом порядке и с любыми окончаниями).

Если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют.

По умолчанию введенные слова будут найдены во всех формах согласно правилам русского языка, например, по введенному слову  налог будут найдены документы с текстом налоги, налоговый, о налогах и т.д.

Слова для поиска следует вводить полностью, например: НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО;    ОСНОВНЫЕ   СРЕДСТВА и т.п.

Система проверит орфографию набранных слов и при необходимости вы­даст сообщение об ошибке.

Поле «Дата»

Поле «Дата» имеет две вкладки — «Словарь» и «Диапазон». Вкладка «Словарь» используется, если точно известна дата принятия документа. Нужную дату следует задать с клавиатуры, но без набора разделительных точек.

Поле «Текст документа»

Характерной особенностью технологии КонсультантПлюс является возможность осуществления быстрого поиска по тексту документа. Поэто­му если реквизиты искомого документа неизвестны или известны только приблизительно, то основным средством поиска является поле «Текст до­кумента», где следует задать слова или фразы, которые должны встречать­ся в тексте этого документа

Как и в поле «Название документа», в поле «Текст документа» имеет­ся три вкладки: «Основной поиск», «Расширенный поиск» и «Поиск со словарем». В большинстве случаев достаточно использовать вкладку «Основной поиск». При этом составление поисковых выражений почти аналогично тому, как делается в такой же вкладке поля «Название документа».

 Особенности технологии работы в среде СПС Консультант Плюс: поиск юридической, экономической и финансовой информации

Для поиска информации по конкретному правовому вопросу в основном используется Правовой навигатор, который как раз создан для решения та­ких задач. Он обеспечивает наиболее точный и эффективный поиск доку­ментов при решении правовой проблемы.

Поиск часто используемой информации

В справочную информацию можно перейти через одноименную вкладку окна поиска, а также сразу из Стартового окна по соответствующей ссылке.

Здесь по разделам представлена часто используемая информация: кален­дарь бухгалтера, ставки налогов, курсы иностранных валют и пр. Очень важ­ным является раздел «Формы в MS-Word и MS-Excel», используя который можно быстро найти и заполнить формы бухгалтерской и налоговой отчет­ности, формы первичных учетных документов. Подробнее о заполнении форм будет рассказано позже. Также через справочную информацию мож­но, при необходимости, получить актуализированную на настоящий момент информацию об общем порядке опубликования и вступления в силу норма­тивных правовых актов. 

Правовой навигатор и его использование при решении поисковых задач 

Правовой навигатор — средство интеллектуального поиска документов по конкретной проблеме. С его помощью можно найти основные актуаль­ные правовые акты, а также материалы судебной практики и финансовые консультации по рассматриваемой проблеме. Список найденных с исполь­зованием Правового навигатора документов содержит действующие доку­менты и документы, которые скоро вступят в силу.

Правовой навигатор представляет собой классификатор, при разработке которого использовалась принципиально новая юридически строгая мето­дика, обеспечивающая объективность, строгость и точность поиска интере­сующих пользователя документов.

Словарь ключевых понятий построен на основе системообразующих нор­мативно-правовых актов, являющихся фундаментом для решения юридиче­ских и финансово-хозяйственных вопросов. Он постоянно развивается по мере развития самого законодательства. Для удобства работы близкие клю­чевые понятия объединены в группы понятий.

В Правовой навигатор можно перейти непосредственно из Стартового ок­на по соответствующей ссылке, а также из Карточки поиска через одноимен­ную вкладку в окне поиска. Правая часть окна служит для выбора ключевых понятий из выделенной группы в правой части окна. Искомые правовые понятия набираются в строке поиска в верхней части окна

При поиске ключевых понятий надо постараться задать в строке поиска те слова, которые наиболее точно описывают искомую проблему. Не стоит задавать слишком много слов, иначе велика вероятность того, что заданное слово не войдет в ключевое понятие. Слова следует задавать полностью. При этом система сама учтет возможные окончания слов в названиях клю­чевых понятий и их групп. Можно задавать общепринятые аббревиатуры, например, НДС, ООО, АО, ОСАГО, ВУЗ и пр.

Поиск информации по конкретному правовому вопросу через Карточ­ку поиска

Как уже говорилось, поиск информации по определенному вопросу мож­но осуществить и через Карточку поиска, используя для этого, в первую оче­редь, поля «Текст документа» и поле «Тематика». В первом поле следует за­дать слова или фразу, которые обязательно должны встретиться в тексте. Надо учесть возможное использование синонимов в тексте и задать все ва­рианты, используя логический оператор ИЛИ. Если список документов по­лучается большим, то запрос следует уточнить, например, задав дополни­тельные слова в поле «Текст документа» или подходящую рубрику в поле «Тематика».

Быстрый поиск

Быстрый поиск представляет собой строку для ввода запроса (как в интернет-поисковиках).

Вы можете начать поиск сразу после запуска КонсультантПлюс, уже из Стартового окна, не тратя времени на выбор необходимого раздела системы и полей Карточки поиска. Достаточно щелкнуть по ссылке на Быстрый поиск в Стартовом окне.

Быстрый поиск удобен и эффективен для поиска:

·         Конкретного документа

·         В целом информации по интересующему вопросу (рис.15).  В этом случае в правой части окна будет построен список соответствующих ключевых понятий Правового навигатора.

Контрольные вопросы по пройденному материалу

1. Как осуществляется поиск документов в СПС КонсультантПлюс?

2. В чем принципиальное отличие поиска с помощью Правового навигатора от поиска в Карточке поиска?

3. Какие возможности представляет технология Быстрого поиска в СПС КонсультантПлюс? В каких случаях ее удобно использовать?

4. Какие особенности расширенного поиска в поле Текст документа (СПС КонсультантПлюс)?

5. Какая информация записана в Справке документа (КонсультантПлюс)? 

Лекция №5. Назначение и возможности справочно- правовых систем. 

5.1. Понятие и основные представители СПС

5.2. Основные свойства и характеристики работы производителей СПС

7.1. Понятие и основные представители СПС

В правовом государстве, которое строится в России, взаимоотношения в обществе должны основываться на законе. Знание закона – обязательное условие нормального существования государства и общества. Правовое государство обязано обеспечить своих граждан и все свои структуры информацией о действующих законах, создать условия для оперативного получения любым субъектом информации о необходимых ему нормах права. Для этого нужно иметь информационную правовую систему, обеспечивающую доведение информации о нормативных правовых актах до широкого пользователя.

В условиях постоянных изменений в российском законодательстве многим специалистам просто необходим непрерывный доступ к актуальной правовой информации. Во-первых, возможность в любое время обращаться к правовым актам позволяет специалистам всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве. Во-первых, чем шире спектр открытой для человека правовой информации, тем более серьезно и обстоятельно он может подойти к решению различных задач, учитывая при этом все детали и нюансы их правового регулирования. Хотя принимаемые федеральные законы и акты Правительства РФ публикуются в периодической печати и издаются в специальных сборника, это не решает проблемы информационно-правового обеспечения в полном объеме.

Нормативные правовые акты изменяются и дополняются в связи с текущим законотворчеством, поэтому необходима постоянная работа по их актуализации. Потребителю нужна информация не только о вновь издаваемых актах, но и об актах уже действующих в течение длительного времени и успевших устареть, в то время как потребитель заинтересован в получении информации о реально действующем законодательстве. Еще хуже обстоит дело с информацией о ведомственных актах, актах республик в составе федерации и об актах органов местного самоуправления. В основной своей массе акты этих органов не только не актуализируются, но даже не публикуются в периодической печати.

Выход из создавшегося положения может быть только в создании автоматизированных систем правовой информации.

За рубежом ЭВМ в правовой сфере применяются давно и эффективно. Практически все развитые страны имеют свои мощные банки правовой информации, из которых многие тысячи пользователей получают информацию по обычному телефону. Компьютерные справочно-правовые системы (СПС) появились еще во второй половине 60-х годов прошлого века по мере развития современных технологий и систем телекоммуникаций. Первой в Европе электронной картотекой для компьютерного поиска правовой информации стала бельгийская система CREDOC, заработавшая в 1967 году. Система была создана совместными усилиями университетов Бельгии и Бельгийского союза адвокатов и нотариусов. В информационный банк (ИБ) системы вошли данные о документах внутреннего и международного права, а также о парламентских материалах. Однако CREDOC не предполагала прямой связи пользователя с ИБ для получения интересующих его данных — пользователю необходимо было обратиться в специальное информационное бюро. Оттуда и приходил ответ, причем срок его ожидания мог составлять до 8 дней.

Разработка одной из самых известных справочных правовых систем США -  LEXIS - началась в 1967 году с соглашения между Коллегией адвокатов штата Огайо и фирмой DATA Corp. Сейчас система распространяется сетью представительств более чем в 20 штатах США, с 1980 года она стала доступна пользователям Великобритании, а с 1985-го — Австралии. Ежедневно система отвечает примерно на 20 тыс. запросов. В информационном банке находятся все судебные прецеденты США, а также нормативные документы u1096 штатов и акты федерального значения, в том числе полный текст конституции США. В LEXIS включено британское законодательство, а с 1981 года — и английские судебные прецеденты.

В наше время практически все экономически развитые страны имеют справочные правовые системы. В США это WRU, LEXIS, WESTLAW, JURIS, FLITE; в Великобритании — INFOLEX, PRESTEL, POLIS, LEXIS; в Италии — ITALGUIRE, ENLEX; в Бельгии — Credos; в Германии — Система Бундестага, JURIS, LEXinform, NОMОS DATA POOL; в Австрии — RDB; в Канаде — DATUM; в Финляндии — Finlex; во Франции — IRETIV, CEDIJ, JURISDATA, SINDONI и т.д.

В начале 1990-х годов, когда начала меняться законодательная база и появилось множество новых законов, остро встал вопрос доступа организаций и граждан к правовой информации. В то время правовая информация была рассредоточена по разным ведомствам, публиковалась частично и в различных источниках. Именно тогда возникла идея на основе компьютерных технологий создать правовые базы данных, которые позволяли бы хранить огромные объемы информации и предоставляли широкие возможности работы с текстами.

Одним из первых подобными разработками стало заниматься Научно-производственное объединение «Вычислительная математика и информатика» (НПО «ВМИ»), которое было создано в 1989 году сотрудниками и выпускниками факультета вычислительной математики и кибернетики МГУ им. М.В.Ломоносова.

В 1990 году серьезные усилия были направлены на создание информационно-сервисных программных комплексов — в результате появилась справочная правовая система «Гарант». В начале 1992 года от НПО «ВМИ» отделилась фирма НПП «Гарант-Сервис», которая продолжила развитие СПС «Гарант». Тем временем, в январе 1992 года, НПО «ВМИ» приступило к разработке проекта КонсультантПлюс. Первая версия нового программного комплекса — СПС КонсультантПлюс — увидела свет пять месяцев спустя, а уже в середине 1992 года началось ее массовое производство и распространение.

Работа по созданию СПС велась и в Санкт-Петербурге. В декабре 1991 года государственное предприятие «Центр компьютерных разработок» выпустило информационную правовую систему (ИПС) «Кодекс». По структуре ИПС «Кодекс» представляла собой совокупность программного комплекса и набора баз данных. Первая версия распространялась с одной базой данных, содержавшей нормативные документы России и Санкт-Петербурга.

Именно эти три компании — «КонсультантПлюс», «Гарант» и «Кодекс» — являются сегодня основными игроками на рынке СПС.

В течение последних 20 лет в России появилось множество небольших компаний — разработчиков СПС. Среди них — специализированные фирмы, которые создают обновляемые правовые базы данных («Референт», автоматизированное рабочее место (АРМ) «Юрист»), а также компании, распространяющие отдельные диски с законодательством («Ваше Право», «Законодательство России» (АРБТ) и др.). Кроме того, определенную долю рынка составляют системы, созданные государственными организациями для обеспечения потребности в правовой информации государственных ведомств, — например система «Эталон», разработанная Научным центром правовой информации при Министерстве юстиции РФ, а также «Система», созданная НТЦ «Система».

Следует отметить, что рынок компьютерных правовых систем — один из немногих технологичных рынков в России, где действительно представлены только отечественные разработки. По своим технологическим характеристикам и объему включаемой информации, ведущие российские СПС не только не уступают, но и по некоторым показателям превосходят зарубежные аналоги.

Таким образом, СПС – это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации (производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов, выводить информацию на печать и т.п.).

-            

7.2. Основные свойства и характеристики работы производителей СПС

При выборе СПС следует обращать внимание на следующие основные свойства СПС и характеристики работы компании-производителя СПС:

1.    Информационное наполнение СПС:

-        полнота информации;

-        оперативность поступления новой информации;

-        достоверность информации, ее аутентичность;

-        юридическая обработка информации в системах.

2.    Компьютерные технологии, заложенные в СПС:

-        поисковые и сервисные возможности;

-        возможности используемой технологии по передаче информации и ее актуализации у пользователя.

3.    Общий уровень сервиса и наличие дополнительных услуг, предоставляемых пользователю конкретной СПС:

-        бесплатная демонстрация системы квалифицированными специалистами в офисе заказчика;

-        возможность заказа и поиска редких, узкоспециализированных документов;

-        возможность обучения работе с СПС, и др.

Рассмотрим каждый из показателей более подробно.

Полнота информации оценивается двумя способами: по возможностям доступа компании-разработчика к источникам правовой информации на основе договоров с органами государственной власти и управления; по формальному числу документов различных типов во всех базах разработчика. Наиболее предпочтительным способом оценки полноты информации является первый, так как он позволяет оценить не только полноту, но и достоверность информационных ресурсов.

Оперативность поступления новой информации (актуализации) – это процесс включения в него новых документов и поддержания уже имеющихся документов в контрольном состоянии в соответствии с текущими изменениями законодательства. Данная характеристика зависит от способа доступа к правовым базам (установка всей базы на компьютере; предоставление удаленного доступа к правовым базам), а также от организации сервисного информационного обслуживания компанией.

Под достоверностью правовой информации в СПС понимается ее соответствие тексту оригинала. Для официальной информации оригиналом является официальный экземпляр правового акта или его официальная публикация, для неофициальной – любое зарегистрированное печатное издание. Достоверность информации достигается многократной сверкой текстов с оригиналами, их орфографической проверкой с помощью специальных программ и корректоров в фирме-разработчике СПС.

Юридическая обработка информации в системах – это выявление взаимосвязей между документами, реализация и фиксирование выявленных связей с помощью определенных форм (ссылок, примечаний, справочных сведений), а также создание редакций документов при их изменении, ее основной чертой является аналитический, исследовательский характер, ей в той или иной степени свойственны объективность и субъективность.

Среди основных поисковых и сервисных возможностей выделяют:

а) поиск по реквизитам документа это наиболее простой, удобный и очевидный способ поиска. Под ним понимается поиск по номеру, виду документа, принявшему органу, дате принятия и т.д.

б) полнотекстовый поиск или автоматический поиск по словам из текста документа это вид поиска, основанный на автоматической обработке текста. в) поиск по специализированным классификаторам предусматривает использование множества разновидностей классификаторов при поиске. В зависимости от расположения рубрик классификаторы можно разделить на иерархические и алфавитные.

г) дополнительные сервисные возможности:

·       возможность создавать собственные постоянные подборки документов (папки документов) по какой -либо проблеме, при этом поиск возможен как по всей базе, так и по конкретным папкам;

·       возможность ставить закладки в тексте, что удобно при работе с большими документами;

·       наличие гипертекстовых связей между документами, позволяющих нажатием одной клавиши переходить из одного документа в другой;

·       экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word и т.п.

Технология по передаче информации и ее актуализации у пользователя предусматривает использование следующих способов: удаленный доступ к информационной базе на сервере компании-разработчика с помощью телекоммуникаций; установка информационной базы со специальной поисковой оболочкой на компьютере пользователя и ее периодическое обновление. Оптимально сочетание этих способов, а именно, устанавливают на компьютер пользователя полноценные СПС, информационные базы которых обновляются, например, раз в неделю. Для получения самых свежих документов пользователи, по мере острой необходимости, обращаются на Интернет-сервер производителя СПС.

Вопросы для самоконтроля:

1.    Как называлась первая в Европе электронная картотека для поиска правой информации?

2.    Каковы основные поисковые возможности СПС?

3.   Дать определение понятию СПС?

ЛЕКЦИЯ №4 «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»

по дисциплине ИТПД для 2 курса СПО по специальности 40.02.01. «Право и организация социального обеспечения»

ВОПРОСЫ ЛЕКЦИИ:

1. Базовые понятия и терминология

2. Виды электронного документооборота

3. Преимущества электронного документооборота

 4. Задачи систем электронного документооборота

5. Классификация систем электронного документооборота

6. Проблемы внедрения системы электронного документооборот

1.Базовые понятия и терминология

Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

2.Виды электронного документооборота:

• производственный документооборот;

• управленческий документооборот;

• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

• бухгалтерский документооборот;

• складской документооборот;

• секретное и конфиденциальное делопроизводство;

• технический и технологический документооборот.

И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

3.Преимущества электронного документооборота 

Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат, или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.

Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и, кто его редактировал.

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.

Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось. Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде. Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

4.Задачи систем электронного документооборота:

• Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

• Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

5.Классификация систем электронного документооборота

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта. 

Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов.

При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д. Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. Системы электронного документооборота, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - CustomerRelationManagement), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные ропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной). Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить: • организации хранилищ электронных документов; • автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации; • интеграции с существующей информационной средой.

6.Проблемы внедрения системы электронного документооборота

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

• Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

• Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет.

Вопросы для самоконтроля:

1.Как называлась первая в Европе электронная картотека для поиска правой информации?

2.Каковы основные поисковые возможности СПС?

3.Дать определение понятию СПС?